コミュニケーション重視の裏に隠された意外な問題とは?

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藤見マネジャー!

毎月1回ある部会、廃止できないですか?

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何で?

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だって、報告一辺倒じゃないですか!
わざわざ集まって耳を傾ける意味がないと思います‼

s_IMG_藤木-crop.pngふ~ん…
でも、そうやって会議の中身について深く考えるから
「廃止」なんて思
うんじゃない?

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どッ、どういうことですか?

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俺なんかは「みんなのモチベーションに問題がないか」を知るための
一種のコミュニケーションの場だと思っているからさ!

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えッ⁉

s_IMG_藤木-crop.png目つき、表情、声の勢い、発言の様子、態度、服装・・・
よく観察していると、みんなのモチベーションが見えるんだよ!
そうすると、大事になる前に対処できるしね‼

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へ~~意味がないと思っていた会議でも、
考え方によっては、「意味あるもの」になるんですね⁉


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「コミュニケーションが大切だ」が口癖の人が多くいます。その割には、会議やミーティングへの評価は決して高くありません。なぜでしょうか?


s_IMG_原田.png「コミュニケーションが大切だ」の裏にある「こと」が問題です。それによっては、会議やミーティングが一方通行になったり、コミュニケーションそのものが、社員のモチベーションを下げたりします。コミュニケーションの裏にある問題を知り、対策をとることで、無駄なミーティングが減り、その中身も変わって、仕事の生産性もアップするはずです。

 

「コミュニケーション重視」の裏に潜む問題の解決で生産性を向上させる

「コミュニケーションが大切だ」と言う割には、コミュニケーションがうまくいかない人や組織は、必ずコミュニケーション以外のところに問題があります。その問題を解決し、効果・効率の良いコミュニケーションを取るにはどうすれば良いのかについてお伝えします。

働き方の多様化が進んでいるのに上手なコミュニケーションが取れないという問題

「リモートワーク」「ダイバシティ」「価値観の多様化」が組織内で一気に進んでいます。全員出社、全員9時~17時勤務・・・などの慣例も崩壊していく中で、今までのようなコミュニケーションでは、連携がうまくいかず、生産性は向上しません。それが分かっているにもかかわらず、「無駄なミーティングが多すぎる」「メールのチェックが面倒」・・・など、コミュニケーションに対する社員の不満の多くが、なかなか改善されないのはなぜでしょうか?それは、当人達ですら気がついていない、意外な問題があるからなのです。

「コミュニケーション重視」の職場で見落とされている意外な問題とは何か?

コミュニケーションスキルや仕組みの改善以前に、以下のような問題があるとコミュニケーションそのものが上手くいきません。

  1. 自分の仕事が管理できていないため部下に頻繁に報告を要求する上司

    いつも上司は部下に指示した事を忘れる。だから、それを見越して部下は「どうせ忘れているだろうから」と指示されていた事は、横に置いて報告をする。しかし、上司は突然「あの件はどうなった?」と聞き始める。予定外の報告が発生し、ミーティングが長引く。上司はその場で指示をするが、いつものように、それを忘れてしまう。それを見越して、また部下は最低限の報告しかしない。すると突然「例の件はどうなった?」と上司が言い始める。・・・毎回、予定より長引くミーティング、いい加減な上司の態度にうんざりし、上司と話したくなくなる。こんな悪循環に陥っていませんか?

  2. 自律的な行動を「悪い事」だと多くの社員が受け止めている
    特定の人で何かを決定したりすると、「勝手に決めやがって!」「私そんなの聞いていない!」と文句を言う。そう言われるのが嫌で、何でもかんでも「共有」だ「シェア」だと情報を流す・・・よっていちいち見るのが大変なので、「共有された情報はそもそもチェックしない」などという人が大半ということはありませんか?

  3. メールを軽視している
    「CCで来たメールは見ない」「すみません。見落としていました」などと言う人がたくさんいる。自分が最後まで読んでいないことが原因で事故が起きたのに、「メールだけで理解できる訳がない!こっちがちゃんとわかるように説明しろ!」と逆切れする人までいる・・・、このようなことから、単なる説明のための「Face to Faceのミーティング」がやたらと多くなっていませんか?

  4. 何の根拠もなく「定期的な会議だから・・・」と開催し続ける
    例えば、このミーティングは四半期に1回開催すると決めた。だから、「開く意味無し」と皆が思っていても、「そう決めたから」という理由で開催され続けている会議がある。ひどい時には、その議題を前日に無理やり作っている。・・・だから参加者の多くが白けている、または会議中内職をしているというようなことはありませんか?

  5. 「会議やミーティングが多いこと=ダメな会社」だという自覚が薄い
    組織の中に「委員会」とか「プロジェクト」のような組織がたくさんある・・・「うちは、会議で詰めないと、皆が従わないから」などと周囲が言っていませんか?

  6. 決断が遅い会社だという自覚がない
    会議開催日まで、わざわざ問題の報告を、差し控えている人はいませんか?

  7. 「勉強しろ!」と言わんばかりの社内勉強会が多い
    勉強会の数が多いだけでなく、会社や上司主催で強制参加型が多い。・・・受け身になり、あまり勉強になっていない、その割には時間が多く取られ、負担に感じるということはありませんか?

  8. 「ミーティングは少ない方がいい」と言いながら、ミーティングをしたがる
    「勝手に決めるとスネル人が出るから」「部下の仕事がわからないから」「モチベーションが心配だから」とミーティングに借り出される。・・・単なる相手の不安解消のためのミーティングに付き合わされることが多くありませんか?

コミュニケーションの問題はスキルや仕組みの改善だけでは解決できない

前段で、人や組織が抱えている問題を挙げましたが、なぜ見出しに「意外」と付けたのかお分かりでしょうか?

多くの会社が、コミュニケーションに問題があると、「コミュニケ―ションスキル」や「コミュニケーションの仕組み」を改善すれば良くなると考えて手を打ちます。しかし実際は、前段のような、コミュニケーションのスキルや仕組み以外のところにある問題を解決しないと、コミュニケーションが良くならない・・・という意外性があるからです。「1on1ミーティング」を導入している会社では、「普段から信頼をされていない上司は、どんなに対話のスキルを屈指しても、部下の本音を聞き出せない」という事実が報告されています。これも、対話やその仕組み以外の、上司本人の問題が放置されている事により、対話自体がうまくいかないという事を示していると思います。

「そのものを狙うな!」がコミュニケーションの問題を解決するポイント

「そのものを狙うな!」・・・これは、コミュニケーションの改善は、スキルやその仕組みそのものの改善をするよりも、その背景にある問題の解決をした方がうまくいくという意味です。スキルや仕組みの改善は必要ですが、前述したような問題を放置したままでは、いくらスキルやコミュニケーションの設計をし直しても、改善効果は期待できません。その観点で、以下に私どもの研修やコンサルティングの現場で、解決すると、コミュニケーションの改善に効果がある問題と、その解決のアイデアを挙げておきたいと思います。

  1. 自分の「仕事の管理」、特に「納期管理」が出来ているか?
    「メールを既にもらっていたとしたらごめんなさい」「失念していました。ごめんなさい」などと、「ごめんなさい」が口癖になり、忙しいからと、自分を甘やかしているのでは?と思う人がいます。信用が失墜すると、コミュニケーションはそもそも成立しませんので、注意が必要です。

  2. 定期的な会議の「中止」、「短縮」、そして廃止を恐れない
    全員を集める必要があるのか?議題を無理に作っていないか?・・・しかし、その前に会社や部門の戦略や方針は共有されていますか?されていれば、「全員集合の会議」はそれほど要らず、会議前日に慌てて議題を考えなくて済むはずです。

  3. 「億劫だ」と思わずに、今以上に、もっと上司への報告をする
    報告でなくても、もっと上司に話しかける、雑談する・・・これだけでもきっと、上司との無駄なミーティングが減ります。

  4. 不要なことまで共有しない
    関係ない人にまで「メールのCC」を入れない・・・そもそも「ある仕事の変化が及ぼす影響範囲」を、各自が分かっていますか?①の「誰がどういう仕事をしているのか?それはいつまでか?」を組織で共有することが大切です。

  5. 自分をレベルアップするには、何をどうすればいいのか?を知っている
    勉強はもともと、自ら進んでするものです。しかしそのためには、「今、自分に必要な知識や技術は何か?」を理解していなければいけません。それが理解されていないと、会社や上司の主催で勉強会が開催され続けます。

  6. 困ったときの「相談窓口」を設ける
    「困った事があったとき、コールセンターがあって助かった」という経験をされたことがあると思います。しかし、職場での困り事は、相手がいつも忙しそうで、ついつい相談をためらってしまうことが多くあります。窓口に相当するものが職場にあれば、気兼ねせず、かつ次の会議まで待たずとも、連絡や相談が可能になります。

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