営業会議のムダを失くすには?

サムネイル営業会議.jpgNEW!お役立ち資料 御社の営業会議は業績に貢献しているか?
~御社の営業ミーティングがダメな理由~
創業以来約20年間、営業会議に関連する研修や営業実地指導コンサルティングを数多く手掛けてまいりました。それらの指導経験を振り返りながら、「業績に貢献する営業会議のあり方・やり方」を、読者の皆様にお届けします。

 

 

 

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「会議する準備のためにまた会議!」


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うーん?何それ?


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去年の「サラリーマン川柳」にあったんですよ。


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うちも、まさにそれだね。


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はい。マジなんとかしてほしい!


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営業会議を定期的に行っていますがかなりマンネリ化してきています。


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「会議前・会議中・会議終了間際」などで一工夫すれば改善されます。

 

 

ムダが多い営業会議が営業の生産性を下げている

営業部門に営業会議はつきものです。
営業のメンバーが集まって「問題」について話し合い、「合意」を形成する場が「営業会議」のはずです。
一方で、「集まる目的」を忘れ、まるで単なる「儀式」となってしまっている生産性の低い営業会議も現場では多いのではないでしょうか。

このような営業会議は営業パーソン一人ひとりの貴重な時間をムダにし、営業の生産性を下げます。低成長時代を迎え、会社・部門を長期的な成長に導き、かつ生産性の高い営業会議はどのようにしたら出来るのかが今強く求められています。

そこで今回は「会議前」「会議中」「会議終了間際」にできる「営業会議の生産性を高めるための一工夫」をご紹介します。ぜひ活用していただき、ムダのない生産性の高い営業会議にしていただければ幸いです。

営業会議前の工夫

まず「営業会議前」の一工夫をご紹介します。

 1.「今回自分が参加する営業会議でいったい自分は何を達成したいのか?」
   を各自が事前に決めて、会議に持参する。

  この工夫が営業会議参加者の「受け身」の姿勢を払拭します。
 「受け身」の姿勢の人ばかりでは、意見も出ず、沈黙が多くなり
 ムダな時間ばかり経過し生産性の低い会議になってしまいます。

 ではなぜこの工夫で「受け身」の姿勢が払拭できるのでしょう
 か?それは、人には「自分が立てた目標はぜひ達成したい」とい
 う側面があるからです。

 今までは「どうせ何を言ってもムダ。うちの営業会議は、結局課
 長次第だから」という受け身な姿勢で参加していた人も、会議前
 にこのような目標を意識し、書き留め、それを達成しようという
 気持ちで会議に参加すると会議前に掲げた自分の目標の達成のた
 めにも、「確かに決定者は課長だがその決定に一番影響を与える
 のは自分だ」という気持ちで会議に主体的に参加するようにな
 ります。すると、結果的に会議での発言が活発になり、営業会議
 が問題解決やアイデア創造の有効な時間となるわけです。

 

2.事前に知らせる議題は「〇〇の件」や「〇〇について」と表現せず、
  「どのようにすれば今月の目標数字は達成できるか?」等「質問形式」
  で表現する。

  この工夫にはどういう意図があるかというと、
  
「質問形式で議題を出した方が、人はその答えを考えようとし、
 事前にその答えを用意して営業会議に参加するようになる」

 という意図があります。その結果、会議が始まってから答えを
 考え始めるのでなく、既に答えを持って会議に参加しているの
 で、会議中に答えを考えるという時間のムダを省けます。

 ちなみに「なぜ〇〇は達成できないのか?」というように議題
 を表現して参加者に告知すると、各自が「答を」考えるのではな
 く、まるで「おまえが悪い」と責任を追及されているような気分
 になり、「答を考える」方向には頭が向かわなくなるので注意が
 必要です。

 

営業会議中の工夫

次に営業会議中の工夫です。

 1.発言はホワイトボードに書く

 人は自分の発言を他の誰かがホワイトボードに書き留めてくれる
 と、それだけで「自分の発言(意見)もきちんと受け止められた
 (受け入れられた)」と感じるものです。そして「受け入れてく
 れるなら私も…」と、それを見ていた他の参加者も発言するよう
 になります。

 さらに、ホワイトボードに各自の発言が出揃い、それを皆で眺め
 ていると、今度は誰かが書かれた意見に対して質問や意見を始め
 る…という活発な意見交換のムード生まれます。
 これで「沈黙」だけが続くムダな会議から脱却できます。

2.発言の前にまず自分の意見を書く、書き終えてから発言する

 良く営業会議で見かける光景なのですが、 
 司会者が「では、端から順番にこの件についての意見を述べてい
 ってください!」と投げかけたときに、

・のっけから指名された人が意見を出せない

・自分より前の順番の人が言った意見に対して、「私もその意見と
 同じです」と自分でよく考えず安易に同調してしまう人が多く出
 てくる

 という事が起こり、意見がまったく出なかったり、あるいは似た
 ような意見ばかりになってしまう・・・ということがあります。

 これらを防ぐのがこの2.の工夫です。
 いきなり発言を促すのではなく、一旦自分の意見を(紙に書い
 ても、PCに打ち込んでも良い)まとめさせ、それから発表しても
 らうようにします。

 そうすれば、他人の意見に左右されにくくなり、また自分の意見
 も明確になり意見を出し易くなります。

 

営業会議終了間際の工夫

最後に営業会議終了間際の工夫です。

・互いの実行の約束をするのでなく、実行とそれで狙う成果を約束
 する。

これはどういう工夫なのかというと、例えば会議の終了間際に今後行うことを発表し合う時に、

「私は1ヶ月間、顧客への訪問を週に14件必ず行います!」

というように「行動の約束」だけを互いに発表して、会議を終えるのではなく、

「私は1ヶ月間、週14件の顧客への訪問を必ず行い、見込みのある顧客を1ヶ月後までに4件必ず獲得します!」

という「行動」と「成果」をセットにした約束を発表するということです。営業会議の生産性は、会議というコストに対してどれだけの成果を上げたか?であり、単に行動をしたかどうか?ではありません。

単に「行動の合意が得られた営業会議」で終わるか、それとも「行動とその狙いである成果の合意が得られた生産性の高い営業会議」で終わるかは、この終了間際の互いの約束の仕方で変わってくるのです。

まとめ

「会議前」「会議中」「会議終了間際」という3つの場面の工夫で、単なる「儀式」となってしまい、時間をムダに浪費するだけの営業会議から、生産性の高い営業会議への改善が図れます。

にムダを無くすだけでなくより生産性の高い営業会議の行い方の「二工夫」「三工夫」をまとめました。ぜひご活用下さい。
 

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