マネージャーが残業の原因?~残業の発生はマネジメントに原因あり!~

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藤見マネジャー、お忙しいところすみません。

少しお時間宜しいでしょうか?

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ん?なんだ三神?

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実は・・・、今の業務で少し息詰まっていまして、

相談に乗って頂きたいんですが・・・

s_IMG_藤木-crop.pngお~そうか!
今ちょっと手が離せないから、
もう少し待っててくれ!

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はいっ!

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藤見マネジャー!!

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あっ、船長!

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例の計画の件だが、進捗が遅れているようだが、

どうなっているんだ?

s_IMG_藤木-crop.pngはいっ!申し訳ありません!!
今この仕事を片付けてから、早急に取り掛かります!
明日までには報告させていただきます!!

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ん、頼んだぞ!

s_IMG_藤木-crop.pngよ~し!こりゃまた忙しくなるぞ~!!
三神!明日までに船長に計画を報告する資料が
必要だから、両山に相談して作っといてくれ!

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えっ?いや・・・、申し訳ありません!

私も今の業務で息詰まって・・・

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ん?なんだって?

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いやっ・・・承知しました・・・

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何だ暗い顔して!

大丈夫!!お前ならできる!!!

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はい・・・あ、ありがとうございます・・・

(藤見マネジャー忙しくて、相談もできない・・・、今日も残業か~(T_T))


 

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残業時間に関する問題は、私たちの船でも大きな問題の一つとなっています。この問題を解決するために、新しいシステムの導入や制度の見直しなど、色々と策を講じていますが、その成果が出ているとは言い難い状況です。何か根本的なことを見落としている気がするのですが、何かアドバイスがあれば教えてください。

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働き方改革に代表される残業時間の是正。その本質は生産性の向上です。各企業で様々な取り組みをしていますが、マネジメント改革がされなければ、いかなる仕組みを導入したとしても生産性の向上は難しいでしょう。今回は、生産性向上のためのマネジメント改革についてお話します。

 

マネージャーが残業の原因!?

残業が発生する大きな原因はマネジメントにあります。マネージャーが部下の適性や仕事の状況を把握し、正しくマネジメントできているか否かがカギとなります。このマネジメントが正しく行われていなければ、能力と仕事量にミスマッチがおき、結果、残業が発生しやすくなってしまいます。では、能力と仕事量にミスマッチがおきる状況とは、どのようなものか?代表的な例を見てみましょう。

  • デキる部下に優先して仕事を割り振っている
    ある調査によると、60%を超えるマネージャーが「優秀な部下に優先して仕事を割り振っている」と回答しています。実際に、能力の高い部下ほど、残業時間が長時間になる傾向があるようです。また、残業に関しては様々な施策を打つ企業が増えてきていますが、その一方で、「部下に残業を頼みにくくなった」「仕事を持ち帰ることが増えた」とマネージャーが感じる傾向が強くなっており、残業施策がかえってマネージャーの負担増につながっているようです。

  • マネージャーの仕事の増加によって、部下が帰りにくい体質になってしまっている
    上記のとおり、マネージャーの負担も増える中で、長時間労働になりがちです。その結果、マネージャーが帰れない状況の中で、部下も帰りにくい体質が生まれているようです。ある調査によれば、残業増加に最も影響を与えるのは「周りの人がまだ働いていると、帰りにくい雰囲気」であり、無駄な残業が生まれる背景には、組織内の同調圧力が存在することが分かっています。また、帰りにくさは、マネージャーの残業時間に応じて、急激に増すことも明らかになっており、マネージャーの残業は本人だけでなく部下の負担も増やしているとされています。

もちろん、残業の原因は他にもありますが、マネジメント力、特に、部下の能力や適性、仕事の状況などを正しく把握し率いていくことが、無理なく最大の成果を生む近道と言えるでしょう。

 

マネージャーが、実は…部下をよく知らない!?

ある調査によれば、現在のマネージャーの98%がプレイヤーとしての個人業績も担うプレイングマネージャーであることが分かっています。プレイヤーとしての仕事も増える中で、マネージャーとしても業績計画に届かなかった場合に、すぐに対応が求められるような緊急業務などもあります。実際に下記のような実態もよくお聞きします。

  • 組織の成果を上げるために、自分がますます頑張ってしまう
  • 部下に仕事を任せられるに抱え込み、自ら首を絞めている
  • 忙しくて「部下を育てている時間がない」が口癖
  • 「私の背中を見て盗め」という指導姿勢
  • 目先の数字を上げることに精一杯で、他の事がおざなりになっている

「忙しくて時間がない」というマネージャーは多いですが、自身の仕事の仕方が、自らを忙しくしてしまっていないでしょうか?

こういった厳しい仕事環境の中で、マネージャー自身も余裕がなくっているのでしょうが、それが部下には「話す間もない上司」「自分の事で手いっぱい」と映っているようです。その結果、部下(特に若手)からは、

  • 上司が忙しくて相談できない
  • 自分たちの仕事を理解していない
  • 自分たちを見てくれていない

といったマネージャーとのコミュニケーション不足を指摘するような声がよく出てきます。マネージャーからは、「そんなことはない!部下の事はよく分かっている!!」といった声が聞こえてきそうですが、部下からは「マネージャーは自分たちの事をよく知らない」といった声があるのも事実です。

 

マネージャーの「仕事の割り当て」がカギ

「仕事の割り当て」は、一般的に業務アサインと呼ばれるものに近いものですが、この「仕事の割り当て」がマネジメントの“カギ”となります。

ただし、ここで一つ注意しなければいけません。冒頭でも言いましたが、「短時間で、いかに効率よく仕事を進めるか」という発想だけで仕事を割り振ると、特定の部下に仕事が偏ったり、マネージャー自身の仕事が多くなったり、とかえって生産性が落ちる危険があります。

期間限定のプロジェクトマネジメントだったら、それでもいいのかもしれません。プロジェクトは目的を達成したら解散だからです。しかし組織は「ひと仕事終わったから解散」というわけにはいきません。組織改編や事業清算がない限り、存続させることが暗黙の前提です。組織の成果を継続的に上げるには、部下をレベルアップさせる必要があります。

つまり、仕事を割り当てる際、「いかに効率よく仕事を進めるか?」という観点と、「いかに人材を育てるか?」という観点を、両立させる必要があります。

一見、相容れないように見えることをいかに両立させるか、マネージャーとしての力量が問われるところです。

 

マネージャーは、あらためて部下を知ろう!

仕事を割り当てるにしても、マネージャーが部下の事を知らなければ、仕事の割り当ても的外れなものとなってしまいます。参考までに下記の内容で、あらためて部下の事を整理してみてください。

  • 業務内容と習熟度
  • 部下の課題と思われること
  • 部下が工夫していること
  • マネージャーが期待している成果と成長ライン/育成プラン

働き方改革に代表される残業時間の是正。その本質は、生産性の向上です。各企業で様々な取り組みをしていますが、マネジメント改革がされなければ、いかなる仕組みを導入したとしても生産性の向上は難しいでしょう。

マネジメント改革の第一歩として、まずはマネージャーが、あらためて部下の事を知ったうえで、仕事の割り当てを見直してみましょう。

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