新入社員教育のポイント|番外編~新入社員に身に付けてほしいビジネスマナー~

 

ビジネスマナーブック.pngビジネスマナーブック

社会人になって真っ先に学ぶのはビジネスマナー。 しかし、一番大事なことにも関わらず、いざとなったらなかなか 出来なかったり、思い出せなかったりしませんか?この「ビジネスマナーブック」では、挨拶の基本からビジネス文書の作成まで、 ポイントを絞ってお伝えします。新入社員を指導する際に是非、お役立てください。


 

 
 プルルルル~プルルルル~

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はい、株式会社号です。
・・・はい、・・・はい。ただいま代わりますので少々お待ちください


s_IMG_三上-crop.png藤見マネジャー、お電話です

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ん?誰からだ?

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え?えーっと、誰だったっけ?

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メモを取ってないのか?

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メモってないっす

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電話の時はメモ用紙とペンを用意して電話に出て、
社名や用件をメモを取るようにとあれだけ言ってるだろう

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いや、名前くらいならメモらなくても取れるかなーって

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馬鹿もーん!電話応対ぐらいちゃんとやれ!!

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す、すみません

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(メモとペンを用意せず)はい、お電話代わりました・・・

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・・・(自分もやってないじゃん)


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新入社員研修では多くの企業でビジネスマナーについて学んでいます。ビジネスマナーは出来ていて当り前と言われていますが、教わったはずのことができていないことも多いようです。何か原因があるのでしょうか?




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新入社員に限らず、学んだことを実践し、継続させることは難しいものです。特に新入社員においては継続するためには、職場配属後の先輩や上司の指導が必要不可欠です。そこで、今回は新入社員に身に付けてほしいビジネスマナーについてお伝えします




新入社員に身に付けてほしいマナーとは?

新入社員教育のポイント③~新入社員に身に付けてほしい仕事の基礎と基本~において、マナーとは、「顧客と向き合った時の礼儀作法が正しくできる」、「立ち居振る舞いを正す」、「自ら進んで周囲とコミュニケーションを取る」、これら3 つのことだとお伝えしました。そして、マナーを身に付けるとは、この『3つ伴って』実践できていることだとお伝えしました。

しかし、礼儀作法、立ち居振る舞い、コミュニケーションと一口に言っても非常に多岐にわたります。そこで、これだけは新入社員に身に付けてほしいマナーを3つに絞りました。

  1. 挨拶
  2. 電話応対
  3. ビジネス文書

新入社員を指導する際の参考にしていただくとともに、是非、自分自身が出来ているかどうかもチェックしてみて下さい。新入社員が出来ていない事もさることながら、受け入れ側である私達自身ができていない事も意外に多いものです。受け入れ側である私達が出来ていないのに、新入社員に対して偉そうに言えるわけがありません。新入社員のお手本は他でもない自分達です。新入社員は私たちが思っているよりも私たちのことを見ているものです。

1.新入社員に身に付けてほしい挨拶とは

挨拶は、相手とのコミュニケーションを円滑にするためにとても大切です。日常生活の中でも何気なく行っている挨拶ですが、ビジネスシーンにおいて挨拶を行う事はビジネスパーソンとして基礎中の基礎です。しかし、職場配属後にまだ挨拶ができていなかったり、言葉遣いに問題があったりと、挨拶ができていない新入社員も多いのが現状です。そこで、挨拶の基本をまとめました。

ハ  → はい。
イ → いいえ。いらっしゃいませ。行ってきます。
オ → おはようございます。恐れ入ります。お帰りなさい。
ア → ありがとうございます。
シ → 失礼致します。承知致しました。少々お待ちください。
ス → すみませんでした。申し訳ございませんでした。

ハイオアシスかー、懐かしい。「そうそう、最近の若い奴(新入社員)はロクに挨拶もしない(してこない)・・・」と思っている方もいるかもしれません。しかし、新入社員が挨拶しない(してこない)原因は新入社員だけなのでしょうか?下記はとある新入社員の声です。

「(上司や先輩に対して)こっちが挨拶しても無視するのに、挨拶をしなければしないで挨拶しろと言われる。自分がやらない事を押し付けてこないでほしい。」

新入社員のことをとやかく言う前に、自分自身がしっかりと挨拶が出来ているか思い出してみて下さい。部下の挨拶に元気よく挨拶を返していますか?自分から挨拶していますか?コミュニケーションは挨拶から始まると言っても過言ではないくらい大切です。

2.新入社員に身に付けてほしい電話応対とは

新入社員が入社して最初に社外の人と接するのは電話応対ということも珍しくありません。電話に出るということは、会社を代表して出ます。新入社員であろうとも、相手からしてみればその会社の一社員に変わりはありません。だからこそ、新入社員には相手に失礼のない電話対応をしっかりと身に付けてもらいたいものです。電話応対の基本をまとめましたので、是非参考にしてみて下さい。

<受け方>

①電話の呼び出し音が鳴ったらすぐに出る(メモ用紙とペンを忘れずに)
※三鈴鳴らすな
※受話器は左(右)手、ペンを右(左)手に
②こちらの会社名を名乗る(「もしもし~」と出てはいけない)
③相手の社名・氏名を確認する(復唱)
※挨拶を忘れずに(「いつもお世話になっております」)
④用件を聞く
※聞き間違いや聞き漏らしがないようにメモを取る
⑤用件を復唱し、確認する
※社内の人には敬称略(例:○○部長⇒部長の○○)
⑥「他にご用はございませんか」と確認する
⑦「私、○○が承りました」「確かに☆☆に申し伝えます」
※ 責任を持って承ったことを伝えるため名乗る
※ 敬語「申し伝えます」は表現として覚える
⑧終わりの挨拶を必ずする(「お電話いただきありがとうございました」「失礼いたします」)
⑨話が終わったら、相手が電話を切ってからこちらの受話器を置く

<かけ方>

①用件は6W1H(Who・What・Why・Where・When・Whom・How)に沿って事前にまとめておく
②相手が電話に出たらすぐに自社名・自分の名前を名乗る
※挨拶を忘れずに(「いつもお世話になっております」)
③話したい相手を呼び出していただく
④話したい相手が出たら、自社名・自分の名前を名乗る
※挨拶を忘れずに(「いつもお世話になっております」)
⑤簡潔に用件を伝える
※用件を述べる前に相手への配慮を忘れない「お忙しいところ恐れ入ります。今、お時間よろしいでしょうか」
※複雑な用件はもう一度ポイントをこちらが復唱する
⑥終わりの挨拶を必ずする(「失礼いたします」)
⑦話が終わったら、相手が電話を切ってからこちらの受話器を置く

電話応対において何を話すかという事はとても大切です。しかし、「電話慣れ」してきたときの落とし穴もあります。それは、電話をしているときの態度です。相手に見えないからといって、電話をしているときの態度が悪い(ふんぞり返って、肘付き、食べながらなど)のは良くありません。顔は見えていませんが、表情や態度は声のトーンとなって相手に伝わります。新入社員を指導する立場である自分自身の電話応対の態度はいかがでしょうか?

3.新入社員に身に付けてほしいビジネス文書の書き方とは

ビジネスにおいて、様々な種類の文書があります。新入社員には社内外問わず、ビジネスパーソンとしてから信頼を得られるような文書を作成し、「この人に仕事を任せよう」と思ってもらいたいものです。そこで一部分ではありますが、ビジネス文書の書き方についてお伝えします。

● 種類(社外か、社内か)

① 社外文書
・社交上(年賀状、挨拶状、招待状・・・)
・取引上(注文書、納品書、請求書・・・)

② 社内文書
・連絡(報告書、伺い書、稟議書・・・)
・帳票(~伝票、~届、~明細書・・・)

● 社外文書のエチケット

① 読みやすく、書きやすく
(1) 左横書きが主である
(2) かなは漢字より小さめにする
(3) 文字は罫の幅の8割くらいの大きさにする
(4) 行をあらためるときは必ず1字~2字分あける
(5) 手紙は1枚でおさめるようにする(書く量が少ないときは、行間、字の大きさなどで形を整える)
(6) インキは黒が正式

② 分かりやすく、失礼にならないように
(1) 結論を先に書く
(2) センテンスは短くする
(3) 箇条書きを心掛ける
(4) 添付書類があるときは、その名称と数を明示する
(5) 受け手と同格の職名で発信する
(6) 字くばりに配慮する(先方の名前が行末にきたり、2行にわたったり、 当方の名前が行の始めにきたりすることは、なるべく避ける)
(7) 出欠通知の返信は
・欠席の場合でもすぐに返事をする
・こちらについている敬称を消す
・宛先の「~行」を「~様」または「~御中」に書き直す

ビジネス文書の書き方は、挨拶や電話応対と並んで新入社員が最初に身につけるべきビジネスマナーのひとつです。上記のような「型」を意識して作成するとともに、対面でのコミュニケーションと同様に『相手(読み手)の立場』になって文書を作成することが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか?ビジネスにおけるマナーを身に付けることは、新入社員のビジネスパーソンとしてのスタート地点です。マナーの大切さを新入社員に感じてもらうためにもまずはビジネスの先輩である私たちが手本とならなければなりません。是非、この機会に新入社員に戻った気持ちで、自分自身のマナーを見直してみてはいかがでしょうか?

 

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社会人になって真っ先に学ぶのはビジネスマナー。 しかし、一番大事なことにも関わらず、いざとなったらなかなか 出来なかったり、思い出せなかったりしませんか?この「ビジネスマナーブック」では、挨拶の基本からビジネス文書の作成まで、 ポイントを絞ってお伝えします。新入社員を指導する際に是非、お役立てください。


 

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