新入社員教育のポイント|番外編~新入社員への仕事の任せ方~

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 三神、ちょっといいか?

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 はい、なんですか?

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 実は新サービスの開発のプロジェクトを始めようと思っているのだが、
 三神に参加してほしいんだ

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 え?俺っすか?

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 そうだ。詳しいことは藤見マネジャーから話があると思うから、頼んだぞ

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 え?あ、はい・・・。ちなみにどんな内容なんすか?

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 (「説明するのがめんどくさい。つべこべ言わないで言われたらやれ!」とは言えないので)
えー、それも藤見マネジャーに聞いてくれ。とにかくしっかり頼むぞ

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 (・・・何で僕がやらなきゃいけないんだ)はい・・・分かりました。


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新入(若手)社員が「言われたことしかやらない」、「指示待ち」と言われるようになって久しいですが、新入社員への仕事の任せ方にも問題があると思っています。新入(若手)社員への仕事の任せ方についてアドバイスをいただけないでしょうか?





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新入(若手)社員へ仕事を任せるとき、相手(新入(若手)社員)の視座で伝えていますか?ただでさえ新入(若手)社員は分からない事だらけです。そこで、今回は新入社員に仕事を任せる上でのヒントを具体例を挙げてお伝えしていきます。



 

はじめに

突然ですが、新入社員に対してこんな気持ちに一度はなったことはあるのではないでしょうか?「細かく指示をしているはずなのに、どうして指示どおりに仕事をしてくれないんだろう?」「指示したとおりに仕事してくれないなら、自分でやった方が早いよ」というように、新入社員が指示通りに動いてくれない!なんてことありませんか?

実はその理由には、新入社員に対しての仕事の任せ方に問題があることも多いようです。そこで、今回は新入社員への仕事の任せ方についてお話ししていきたいと思います。

新入社員が指示通りに仕事をしてくれないのはなぜか?

とある調査では、管理職や先輩社員の新入社員に対しての不満第1位は「言われたことしかやらない」という結果が出ています。しかし、一方で新入社員の上司や先輩に対しての不満第1位は「ちゃんと説明してくれない」という結果が出ています。この結果を踏まえると「最近の若者は・・・」と新入社員を批判する前に、まずは私たちが新入社員に対して説明がしっかりできているか?新入社員に対して仕事の任せ方が間違っていないか?振り返ってみる必要があります。

新入社員は任せたことを理解しているか?

細かく指示をして仕事を任せれば新入社員に「伝わっている」「理解できているはずだ」と考えるのは早計です。「伝える」だけではなく、理解したことを確認できるような質問を投げかけながら「伝えていく」。こちらから伝えただけで終わらせないことが大切です。「伝えたかどうかではなく伝わったかどうか」が大切なのです。

新入社員への仕事の任せ方のポイント

 では、新入社員に対してどのように仕事を任せていけばいいのか具体例を挙げていきたいと思います。是非、冒頭の仕事の任せ方と比べながら見てみて下さい。


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 三神、ちょっといいか?

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 はい、なんですか?

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 実は新しいサービス開発のプロジェクトを始めようと思っているのだが、三神に参加してほしいんだ。 

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 え?俺っすか?

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 そうだ。詳しくは藤見マネジャーに聞いてもらいたいのだが、このプロジェクトついて話しておくぞ。

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 はい。

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 我々の船も今のサービスだけではいずれ立ち行かなくなってくる。
 そうならないためにも先を見越して新たなサービスを開発しておく必要があるんだ。

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 そうなんすね。

s_IMG_廣田-crop.png で、なぜ三神をそのプロジェクトに参加させたいかというと、
 現状のサービスの理解を深めるいい機会にもなるし、理解を深めた上で、
 持ち前の創造力を発揮してもらいたいと思っているんだ。

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 わかりました。

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 今、私が言った内容の要点を復唱してくれるか?

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 はい。プロジェクトの参加を通じて、現状のサービスの理解を深め、
 新サービスの開発に携わるということですよね?

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 そうだ。でも、大変だと思う。サービスを理解するために自発的な勉強も必要になると思う。
ただ、三神にとっていい経験になるはずなんだ。どうだ?引き受けてくれるか?

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 (大変そうだけど、自分にとってプラスになりそうだ)
 わかりました。やってみます。

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 引き受けてくれてありがとう。じゃあ、頼んだぞ。


冒頭の仕事の任せ方と比べてどうでしょうか?仕事を任せるには仕事の目的と意図を伝え、理解しているかを確認することが大切です。

まずは指示した仕事の目的と、その仕事を任せる意図(例:期待することなど)を理解させることです。ただ伝えるだけではなく、ときには理解したことを確認できるような質問を投げかけながら、新入社員に伝えていくことが重要になります。決して、自分たちから伝えただけで終わらせてはいけません。伝えたかどうかではなく、「伝わったかどうか」が重要になります。

例えば、「今説明したことが分かったか?」と聞くと、「分かりました」と新入社員は答えるかもしれません。しかし、そこで安心せず、「今説明した内容の要点を復唱してみて」と言って、説明した内容の理解度を確認してみるといいでしょう。そうすることで、「理解のポイントがズレてるなぁ」とか、「そういう意味で言ったんじゃないんだけど、勝手な解釈してるなぁ」という点が見えてきます。まずは「伝えたから分かったはず」という思い込みをやめることが必要です。

新入社員に報連相を徹底させよう

仕事の目的と意図が理解できたとしても、新入社員は仕事に対する経験が少なく、仕事に必要なスキルも身についていません。そのため、必要に応じて指導を行っていく必要があります。しかし、だからといって、常に新入社員をつきっきりで指導できるわけではありません。むしろ目が行き届かないのが実状ではないでしょうか。

ミスをしてしまったり、勝手に物事を進めたりして、社内・社外の関係者に迷惑をかけてしまったりというリスクを回避するためには、新入社員に報連相をしっかりさせることです。しかし、「報連相は大事で仕事の基本だから、しっかりやりなさい」だけでは、報連相を徹底させることは難しいでしょう。

まず大事なことは、新人に報連相の重要性を理解させることです。報連相をすることが、新人自身や組織にとって、どんなメリットがあるのか?報連相をしなければ、どんなデメリットがあるのか?など報連相の本質的な部分を説明しながら、その重要性を理解させます。それを理解させたうえで、報連相の仕方を指導していきます。例えば、報連相の際は『結論⇒理由⇒経過』といった順番で行う、など基本的な報連相の仕方を具体的にしっかりと指導していきます。

また、報連相しやすい雰囲気づくりも重要になります。特に、失敗報告に関しては注意が必要になります。この処理の仕方を間違えると、新人は委縮してしまい、以降は報連相がしにくい状態となってしまいます。最後に『3放し』に用心しましょう。『3放し』とは、教えっ放し・指示しっ放し・相談されっ放し、の事で報連相の後には放置せず、しっかりとフォロー・確認を行うようにしましょう。

コミュニケーションサイクルを回そう

対社内、対社外を問わず、仕事はコミュニケーションにより成り立っています。新入社員が報連相をしやすい雰囲気を作り、報連相を徹底させるためにもコミュニケーションの基本を理解しておきましょう。また、コミュニケーションサイクルを回すポイントもまとめましたので、是非参考にしてみて下さい。

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●コミュニケーションの大きな流れは、「知って⇒掴んで⇒動かす」こと。社内外における人との対話は、「聴く ⇒ 整理・確認 ⇒ 話す」のサイクルを回すことです。

●コミュニケーションの目的は、「自分が期待する方向へ、相手の行動に変化を起こさせる」ことです。単におしゃべりすることではありません。
●コミュニケーションを良くするには、頻度×深度が大切です。


コミュニケーションの深度を高めるためには、自分ばかり話したり、新入社員が話している途中で口出ししたりせず、まずは新入社員の話を『よく聴くこと』が肝心です。その上で、こちらの見解を伝えるといいでしょう。例えば、「○○と☆☆はできるようになったね」など、成長した部分を見つけ、具体的に伝えてあげること。その上で、今後の課題とその解決に向けた具体的なアドバイスや指導をしてあげましょう。そうすることで、報連相をしやすい雰囲気作りにも繋がります。

もしも、新入社員とのコミュニケーションなど必要ない!と思ってらっしゃる方がいるのであれば、下記を実践してみて下さい。新入社員にすぐ嫌われることができて、コミュニケーションをとらなくてすみますよ(笑)

●相手の話を、決して長くは聞かない。
●終始自分のことだけをしゃべる。
●相手が話しているあいだに、何か意見があれば、すぐに相手の話をさえぎる。
●相手はこちらよりも頭の回転がにぶい。そんな人間のくだらんおしゃべりをいつまでも聞いている必要はない。話の途中で遠慮なく口をはさむ。

※参考:「人に嫌われるための方法」(D.カーネギー)

まとめ

いかがでしたか?「仕事を任せるだけで、えらい手間がかかるな」と思われた方もいるかもしれません。しかし、この手間や時間を惜しまず、しっかりと仕事を任せることが出来れば、新入社員が指示したとおりに動いてくれない。といった事はなくなっていき、新入社員に任せた仕事の尻拭いに追われる時間も削減されていくはずです。つまり、新入社員に「安心して」任せられる仕事が増え、新入社員の仕事の質もあがっていくでしょう。

一見新入社員の成長だけにメリットがありそうですが、実は私たちにもメリットがあるのです。任せられる仕事が増えるという事は本来やるべき業務に専念できるようになることや、今より高い視点に立った仕事に取り組むことができるようになることなど、私たち自信のの成長出来る機会を作ることになるのです。自分自身の成長のためにも、仕事の任せ方について一度振り返ってみてはいかがでしょうか?

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