見直しのない業務分担やテンプレートの危険性と改善策とは?

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ebook_研修を企画する前に考えるべき3つのポイント.png研修を企画する前に考えるべき3つのポイント
研修の担当者は「仕事上の成果につなげてほしい」という考えで企画・実施されていることと思います。しかし、研修を実施して、受講者からは良い声があがるものの、一向に成果が上がってこない、という事はないでしょうか?研修の成果を上げるためにも、研修の企画をする前に考えるべき3つのポイントご紹介いたします。

 

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両山センパイ、前から思ってたんすけど、
この書類をつくる作業って俺ら営業がやる仕事なんすか?

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ん? あぁ、前は総務部に人が少なくてな、
その関係でこういう作業もやることになってるんだ。

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マジっすか! でも今は総務部も人がいるんだし、
やってもらいたいっすよねぇ?

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まぁな~。でも俺は入社からずっとやってるから、まぁいいけど。

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えー! ここに転職する前の職場では、こんな作業しなくてもよかったのに!

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そりゃ作業分担変えられたらいいけど、誰にいえばいいのかよくわからないからな~。俺もなれちゃったから特に何も思わなくなった。

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こら三神! お前はいちいち文句が多いやつだな! 
これが我が船の仕事のやり方なんだ! 早く慣れろ!

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は、はい~・・・。


 

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以前、業務改善の一環として業務分担やテンプレートの見直しに着手しましたが、現場に定着しないまま元の状態に戻ってしまいました。業務効率化のためにも、再度見直しを実施したいと考えていますが、以前のような失敗をしないためにも、着手すべきタイミングや改善方法などがあれば教えてください。


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多くの企業で検討され、さまざまな形で取り組まれている業務の改善。業務の改善は、企業の人材に関わる人的・金銭的コストを抑え、より生産性を高めるために大変重要な役割を担っています。特にスタッフ一人ひとりに課せられた業務分担や役割を洗い出してフロー化することや、使用頻度の高い文書をテンプレート化することは、スムーズな業務遂行には欠かせません。

s_IMG_原田.pngしかし、残念ながら多くの企業が業務分担やテンプレートが時間の経過や業態の変化によって陳腐化し、うまく機能していないケースが散見されるようです。しかも、機能しないばかりか、見直しされていない業務分担やテンプレートは、さまざまな形で業務の足を引っ張る危険性もあります。今回はその危険性とはどのようなものがあるのか、また見直しのタイミングやうまく機能させる方法について検証してみましょう。

 

業務分担やテンプレートの存在意義とは?

業務分担を決めることは、スタッフ一人ひとりが担当者としての目的や目標を持ち、仕事に責任を持って取り組む姿勢を育むことに繋がります。そのため、「自分の仕事」としての意識と責任から、業務をミスなく期限内に遂行できるよう努力するようになります。一方、テンプレートは、1から書類作成を行う手間を省いて業務の効率化を図り、生産性を向上させる効果があります。

しかし、残念ながら、見直しのない業務分担やテンプレートを使い続けることには、数々の危険性があります。一体どのような危険性があるのでしょう?

 

見直しのない業務分担やテンプレートの危険性とは?

見直しのない業務分担やテンプレートには、以下の危険性があります。

1. 業務分担の偏りとスタッフの不公平感の増加

IT化によって作業効率が改善し業務時間が短縮されても、業務フローの洗い直しや業務分担の見直しがない場合、スタッフの業務分担に偏りが生じる危険性があります。そのため、スタッフの間で不公平感が生じる危険性もあります。

2. 不要な業務で生産性が低下する

テンプレートの見直しがない場合、業務の手順が古いまま習慣化されてしまい、既に不要となった業務や重複業務を遂行し続け、企業全体の生産性が低下する危険性もあります。そのため業務効率が悪化し、無駄な作業による人的・金銭的ロスを生むことにも繋がります。

3. 社内で不正が発生しやすい

長期間にわたり同じスタッフが同じ業務を担当し続けることは、社内不正の温床となることがあります。特に営業や経理などでは不正発生件数も多く、発覚した頃には数億円が着服されていた、などということも多々あります。スタッフの業務分担を一定期間で変更することで、決裁書類の偽造や業者との癒着、不正操作の履歴をチェックすることができます。

 

業務分担やテンプレートを見直すタイミングは?

業務分担やテンプレートの見直しのタイミングは、主に以下の3つが考えられます。

1. 業態やビジネスの流れの変化によるタイミング

ビジネス環境の変化により、社内の業務や手順は大幅な変更を余儀なくされる場合があり、以前に決めた業務分担やテンプレートが陳腐化する可能性があります。そのため、新しいビジネス環境に対応するためには、自社の業態のあり方を原点に戻って考える必要があります。この自社の新しい業態のあり方を見直すタイミングは、企業戦略や業務分担の変更・新テンプレートの作成などという企業戦術の抜本的な見直しを行う絶好のタイミングといえます。

2. 法律の変更によるタイミング

自社の業務に関連した法改正や法整備といったタイミングも、業務分担やテンプレートを見直すタイミングのひとつです。法改正により、今まで合法だったことが違法になるケースや、今まで法の壁で行えなかった業務が可能になるなど、自社の業態すら変更を余儀なくされるケースがあります。そのため、自社の業態や可能性を改正・新設された法律に照らし合わせ、速やかに業務戦略を練り直し、業務分担やテンプレートを見直す必要があります。

3. IT技術などの技術変化によるタイミング

IT技術の変化も、業務分担やテンプレートを見直すタイミングのひとつです。人工知能を用いた技術革新や高性能ロボットの導入で、今までの業務やテンプレートが陳腐化し、大幅な見直しが必要になる可能性があります。自社でこれらの事象が発生した場合は、速やかに業務全体を見直して戦略を練り直し、業務分担やテンプレートなども見直す必要があります。

 

業務分担やテンプレートを見直し、うまく機能させるための方法とは?

業務分担やテンプレートの見直しは、確かに業務効率化という点においては重要ですが、実はそのような見直しは企業戦術のひとつでしかなく、戦略という大きな枠のなかのコマに過ぎません。戦略や戦術はよく混同されがちですが、「戦略」は企業としてライバル会社に勝ち、市場での自社比率をアップさせるという長期・大局的な視点で策定する計画手段です。一方「戦術」は、企業戦略に則り、人員の配置やライバルに勝つための具体的な手段や計画をいいます。

つまり、戦略を練らない限り有効な戦術はあり得ず、戦略なくして企業価値を高めることは不可能といえます。そのため、まずは一度立ち止まり、変化の激しいビジネス環境での自社の立ち位置を再確認し、今後の企業活動の方向性など、戦略を練る必要があります。

企業戦略を練ったうえで、戦術としての業務分担やテンプレートを見直し、うまく機能させるには、以下の4つの方法が考えられます。自社に取り入れやすい方法から取り組んでみてはいかがでしょう?

1. タイミングを捉え、業務分担やテンプレートを見直す

IT技術の変化や法律の改正、ビジネス環境の変化は、業務の根本的な見直しを図る大きなタイミングです。こうした大きな変化の際は、すぐに企業戦略を練り直し、戦術としての業務分担やテンプレートを見直し、機能が果たされているか常に確認する必要があります。

2. 業務の廃止や軽減を行う

業務のなかには、業態の変化などにより既に廃止しても問題がないもの、軽減できるものも存在します。特に作成資料や帳票の枚数、顧客サービスの内容や業務の頻度などは、業務の見直し項目として多く上げられるポイントです。不要な業務分担やテンプレートの抜本的な廃止や削減も視野に業務の見直しができれば、廃止・削減した業務の時間を他の生産的な業務に費やすことができます。

3. 業務のIT化を押し進める

業務分担やテンプレートを見直し、IT化することも、業務の効率化に繋がります。たとえば、手書きの書類を削減しテンプレートを準備する、データベース化して活用する、システムをつくって自動化する、ネットワークを活用して無駄な打ち合わせを減らす、などの方法があります。

4. 外注化を進める

業務分担やテンプレートを社内だけで見直すのではなく、社外であるパートや業務委託などに業務分担を外注することで、業務効率をアップさせることができます。

 

まとめ

業務分担やテンプレートの見直しは、業務効率化や不便を解消する手段として大切なのはいうまでもありません。しかし、企業戦略をベースにした「見直しが必要な理由や目的」を一人一人が自分事にしていないと手段の目的化に陥りかねません。変化の激しい時代だからこそ、まずは企業としての根幹を見据え、自社に合った業務分担やテンプレートを見直すそもそもの「目的」とそれを実現するための「戦略」明確にした上で、「戦術」である各論に落とし込む必要があります。

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研修の担当者は「仕事上の成果につなげてほしい」という考えで企画・実施されていることと思います。しかし、研修を実施して、受講者からは良い声があがるものの、一向に成果が上がってこない、という事はないでしょうか?研修の成果を上げるためにも、研修の企画をする前に考えるべき3つのポイントご紹介いたします。

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