会議を活性化させるために必要なこととは?

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では、これから新商品の拡販戦略について会議を行う。
早速だが、新商品の拡販戦略について考えていこう。何か案はないか?

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・・・
 

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・・・
 

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・・・
 

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・・・三神、どうだ?
 

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え?あ、はい。えーっと・・・、すみません。両山さんはどーっすか?
 

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おい三神、たまには自分で考えろよ!

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(だって、どうせいつも船長の案で決まるんだから、案を言ったって意味ないじゃん)

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船長、○○なんかどうでしょうか?

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なんだそのありきたりな案は?自分たちだけではロクにアイデアも出せんのか!?
情けないっ!例えば・・・

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(さあ、独演会が始まるぞー。今日は何時に終わるかなー・・・)

 


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会議の場においては、様々な意見やアイデアをもとに、活発な議論をし、営業戦略の実行力を高めて行く必要があると感じています。しかし、議論どころか特定の人が喋っていたり、参加メンバーが意見やアイデアを出す事自体を諦めていたりと、意見やアイデアさえ出てこない会議も存在します。このような状況を変えていくために、何かいい方法はないでしょうか?


 

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一人ひとりそれぞれが、主体的に考え、自律的に行動が起きるようにアプローチを行い、成果に結びつける会議運営が求められます。その手がかりになる、集団への働きかけの手法のひとつにファシリテーションというものがあります。今回は、ファシリテーションについてお話ししていきます。


 

 

ファシリテーション(facilitation)とは?

facilitationの「facil」はラテン語で「easy」の意味。「容易にする」「円滑にする」「スムーズに運ばせる」というのが英語の原意です。ファシリテーションを一言で言えば、『集団による知的相互作用を促進する働き』のこと。つまり、人々の活動が容易にできるように支援し、ことが上手く運ぶようにするのがファシリテーションということです。

会議においては、「特定の人が喋っている」「意見がなかなか出ない」「話が脱線する」「時間が長い」「結論が出ない」等、結果、何を話し合ったのか共通認識がもてないといったケースもあります。そういったケースを打破するためにも、ファシリテーションが非常に有効です。

コーチングとファシリテーションの違い

コーチングは、自分自身の心の中を深く省みる「内省」のアプローチ。それを手伝うために、第三者が問いかけることで本人が凝り固まった思考の気づき、自ら考え、答えを引き出していくというのがコーチング(対:個人)。ファシリテーションは、相互作用を活用して自分の枠を打ち破るアプローチ。他者とぶつかり合い、お互いの違いを知ることで自分の壁・組織の壁に気づき、新しい自分・組織のあり方を発見していくというのがファシリテーション(対:組織 人と人との関係性)。

コーチングもファシリテーションも目指す姿は人と組織の活性化ですが、そのためには固定化された思考を打破する必要があります。コーチングとファシリテーションには、その打破するためのアプローチに違いがあるのです。

ファシリテーションに必要な4つの基本

ファシリテーションを行う上でポイントとなるのは、活動内容は参加者に任せ、そこにいたるプロセスのみを舵取りすることにあります。活動の先手を打ちながらも、成果に対する参加者の主体性を組織に与えるために、中立的な立場で活動を支援し、客観的で納得度の高い成果を引き出す必要があります。そのために必要な4つの基本があります。

1.場のデザイン <場をつくり、つなげる>

(1)チーム設計・・・何を目的に、どんな目標で、誰を集めて(チーム)、どういうやり方(プロセスとルール)で議論していくのか、相互作用が起こる場をつくること。

(2)プロセス設計(どんな段取りで話し合っていくか)・・・活動の目的とチームの状態に応じて、1つひとつの段取りを組み立てて活動の流れをつくること。例えば、あらゆる活動に使える基本形である「起承転結」型プロセスや「問題解決」型プロセスをはじめ、基本となるパターンがあります。

2.対人関係 <受け止め、引き出す(発散)> ファシリテーションサイクル

自由に思いを語り合い、仮説を引き出しながら、チームメンバーの相互理解を深めること。そのために、メンバーの話をしっかりと受け止め、同時にそこに込められた意味や本当の思いを引き出していく。具体的には、傾聴、復唱、質問、主張、非言語メッセージ(口調、表情、態度)の解読をすることです。 

3.構造化 <かみ合わせ、整理する(収束)>

論理的にしっかりと議論をかみ合わせながら、議論の全体像を整理して、論点を絞り込んでいくこと。議論を頭の中だけでやるのではなく、ホワイトボードなどを使って図解に落とし込んで、構造化し、出し合った情報や意見を、抜けや漏れがないよう補い、まとめながら整理していくことです。

4.合意形成 <まとめて、分かち合う>

意見を十分に引き出し、ある程度論点が整理できたら、チームが自律的に意思決定できるようにしていくために、活動から得た成果の確認を行い、次の行動へ結びつける振り返りを行うこと。


※ファシリテーションの落とし穴 

マネジャーやリーダーがファシリテーションを行う場合、相手の主体性を尊重するあまり、相手の責任に目が行き、マネジャーやリーダーとしての「責任」に対する意識が弱まり、最終意思決定者でありながら、「意思決定」することに戸惑い、躊躇しないようにする必要がある。また、ファシリテーションはプロセスのみを舵取りすることがポイントだと申し上げました。しかし、ファシリテーションの役割を忘れ、実際の議論や活動に入りこみすぎてしまうと、ファシリテーションとしてあるべき、中立の立場ではなくなってしまうので注意が必要です。

まとめ

今回お話ししたファシリテーションについて、まずは「試してみよう」「実践してみよう」とチャレンジしながら「場数」を踏むことです。実践することで、発言しやすい雰囲気ができたり、口を開くメンバーが増えたり、メンバーがお互いの意見に刺激され知恵がより発展的になっていく瞬間を感じたり、何気ない一言が一瞬にしてメンバーや全体のヤル気を喚起するなどといったことを体感できるはずです。体験の積み重ねが貴重な経験となり、マネジメントの質を変えていくことになります。また、自律的に考え行動するメンバーの育成にもつながり、知恵と工夫の意見が飛び交う活性化した職場へと徐々に変化を促していくことでしょう。

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