営業日報を営業パーソンの育成ツールとして活かすためには?

   おすすめダウンロード資料
 



s_IMG_廣田-crop.png
藤見マネジャー!
両山と三神のマネジメントはどのように行っている?

s_IMG_藤木-crop.png
マネジメントですか?色々とやっています!

s_IMG_廣田-crop.png
色々とは?

s_IMG_藤木-crop.png
はい!まず、営業日報を毎日書かせています。
日報は営業マネジメントの基本だと思っていますので…

s_IMG_廣田-crop.png
なるほど…。
で、営業日報を見てどうマネジメントしているんだ?

s_IMG_藤木-crop.png
ええっと…、あ、現場の状況を見て、
アドバイスをするようにしています。

s_IMG_廣田-crop.png
どんなアドバイスをしてるんだ?


s_IMG_藤木-crop.png
ええっと…。
改めてそのように聞かれると難しいですね

s_IMG_廣田-crop.png
そもそも日報は見てるんだろうな?


s_IMG_藤木-crop.png
(ギクッ)もちろんです!

~~とある日の出来事~~

s_IMG_藤木-crop.png
三神、○○商事の件はどうなっている?


s_IMG_三上-crop.png
またか)営業日報で報告してるとおりです


s_IMG_丸山.png
営業日報が形骸化してしまっていて、
マネジャーも日報を活用できていないように感じています。営業日報を有効活用する為にはどうすればよいのでしょうか?





s_IMG_原田.png
営業日報を作成している企業は多くありますが、営業日報を活用できている企業はそう多くはないようです。営業日報は、上手に使えば営業パーソンの育成のツールになりえます。そのためのヒントを少しお話ししたいと思います




営業日報の内容は活きた情報になっているか?

営業日報は、個別訪問したお客様の反応や、営業ルートなど微細な事項を書き並べたものです。営業パーソンは社外にいる時間が多く、その行動を把握することはできません。そこで、マネジャーが営業パーソンの行動を把握するためだけに、営業パーソンに営業日報を提出させていたとしたらどうでしょうか?その営業日報にどれだけの意味があるのでしょう。行動記録だけでは、何をしたかは分かっても、それぞれの営業パーソンが「何を考えたからそういう行動をとったのか」といった部分は分からないのです。 

また、マネジャーによっては営業日報を1週間分まとめて作成することを許していたりするようです。しかし、人間は忘れる生き物です。ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスが行った記憶の研究によると、人は20分後に42%、1時間後に56%、1日後に74%、1週間後に77%、1ケ月後には79%を忘れてしまうという結果が出ています。

時間が経てば経つほどの訪問内容を詳細に思い出すのは困難といえます。曖昧な記憶に基づく内容の日報など無意味です。こういったマネジャーは恐らく営業日報を読まないでしょう。このような営業日報の作成であれば、営業日報を作成すること自体がムダな作業になってしまうので改善を検討すべきです。

営業日報の内容を活きた情報に改善する3つのポイント

営業日報の内容を改善する方法は色々ありますが、この3つは押さえておいた方がいいでしょう。

1)訪問目的・目標を訪問前に明確にさせる

まずは、貴重な商談時間を最大限有効に使うために事前準備を必ずさせましょう。事前準備とは、お客様訪問前に「訪問目的・目標」を明確にすることです。目的や目標を達成できない日もあると思いますが、あらかじめその日のゴールを決めておけば、目的や目標を達成できなかった原因を振り返ることができます。訪問目的・目標がはっきりしないままでは、せっかくのお客様との商談も落としどころのない不明瞭なものに終わってしまいます。

2)訪問中に営業日報を記入させる

実際の訪問中に営業日報を記入します。訪問中にお客様の重要な反応などをあらかじめ記入しておけば、帰社後の日報作成が大変楽になります。そのために、現場の営業パーソンが外出先でも記入しやすいフォーマットに整えておくことも大切です。ある程度選択肢型の項目を設けるなど、印をつければよい記入が捗るでしょう。ただ、あまり細かく記入項目を設けると、かえって営業パーソンの負担になるため注意が必要です。

3)営業日報で訪問の結果を確認し、今後に向けた課題を設定する

マネジャーは部下の悩み・疑問点を営業日報から読み取り、遅くとも翌朝までにフィードバックをするように心がけましょう。また、営業日報をもとに毎日部下と個別のミーティングを短時間でよいので設けるなど、直接コミュニケーションをとり、新鮮な情報を参考にして打合せができれば、今後に向けた課題を明確できるでしょう。

営業日報を営業パーソンの育成ツールにする

営業日報を単なる営業報告に終わらせてしまってはもったいありません。営業日報の内容が活きた情報に改善されれば、営業自身が自分の活動を振り返ったり、日報から集めた情報やノウハウを組織として活かすなど、営業パーソンが成長するためのツールとして非常に有効なものになります。

営業日報を育成ツールとして営業パーソンの成長の糧とするためには、マネジャーからのフィードバックが不可欠です。営業パーソンは、マネジャーからのフィードバックで適切なアドバイスを受けることで、新たな気付きがあったり、反省を次回の訪問や日々の営業活動に活かすことで成長していくのです。

しかし、ある調査で、部下の営業日報に返信やフィードバックを行っていないマネジャーが約8割いるということが分かりました。提出した営業日報に対してフィードバックがもらえなかったら?アドバイスがもらえなかったら??部下だって、マネジャーが日報を読んでいないことくらいお見通しです。

そういったことが続けば、完全な嘘ではなくても、かなり甘い判断で「先方好感触」「もうひと押し」というようなことを平気で書き連ねたりすることになりかねません。このような報告が蓄積されれば、実態とは違う報告のもとに、的外れな指導をすることになってしまいかねません。営業日報を育成ツールとして活用するためには、まずはマネジャー自身が営業日報に対しての意識から改める必要があるのです。 

   おすすめダウンロード資料
 

関連記事