営業マンの商談精度を高める営業日報の作り方

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営業革新のための営業マネジャーの5つの基本.png営業革新のための営業マネジャーの5つの基本
企業を取り巻く経営環境は非常に厳しい状況下において、多くの営業部門は、従来の営業からの革新を求められています。ズバリ、営業革新を成功させるポイントは、戦略とオペレーションを連動させ、実践し、実践を通じて学習し、学習を通じて戦略やオペレーションを深化・進化させることです。

 

s_IMG_廣田-crop.pngこのチームは外に出ることが多くて、全員そろうことが少ないな……
よし、チーム内の情報共有のために、一日の仕事が終わった後に「営業日報」をメールで全員宛に送るように!

s_IMG_藤木-crop.pngs_IMG_片山-crop.pngs_IMG_三上-crop.png
はい! わかりました!!!


~1か月後~

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おい、両山と三神、まだ仕事してんのか? 
もう終わりにしてメシ食いにいこうぜ!

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あっ、待ってください、メールで営業日報送ってから行きますんで!

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営業日報? そんなのいいよ! どうせ誰も見てないんだから

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えーそうなんですか? 確かに送っても誰からも何の反応もないっすよね~。
でも、船長とか副船長に怒られそうで怖いんですけど

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大丈夫だって! 俺なんか4日連続で同じ内容の日報送ってるけど、誰にも何も言われんぞ! ほら、両山も早く早く!

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ちょっと待ってくださいよ……あ、船長!

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おい、両山! 
今日〇〇社の××さんにお会いしたんだが、お前が前に訪問したことがあるそうだな?

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はい、先週の日報に書いておいたじゃないですか

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お前、そういう大事な話は日報じゃなくて直接報告しなさいよ!! 
俺が恥かいただろう!

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いやいや……情報共有するために始めたはずでは……

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まったく最近の若い者は! メールですべて終わらせようとして!

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(もう、こんな営業日報なんかいらないよ……)

 



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営業の仕組みの一つに営業日報システムがありますが、運用に悩んでいます。入力は義務化していますが、入力の状況や内容などバラバラです。
マネジャー・部下ともに営業日報を有効活用する為にはどうすればよいのでしょうか?


IMG_原田.png部下に営業マンを抱える皆さん、部下の毎日の仕事ぶりをしっかり把握できていますか? 部下の行動を把握するための大事なツールのひとつに、営業日報があります。営業日報は、営業マンの営業姿勢を赤裸々に示すバロメータです。上司がそれを必ず読んで適切なフィードバックをするのが、営業日報の理想的なあり方です。

IMG_原田.png営業日報を作成している企業は多いですが、作成自体が目的となり形骸化してしまっている現場は少なくありません。部下の営業マンとしても、営業日報が自らの成長につながると確信が持てれば、お客様訪問後の疲れ切った身体に鞭を打ってでも内容を充実させようと頑張るもの。普段社外にいることの多い営業マンと上司および会社をつなぐコミュニケーションツール、営業日報を部下とともに有効活用するためにはどうすればよいのでしょうか。

 

 

営業日報は全社的な営業計画を左右する

営業日報というと、個別訪問したお客様の反応や営業ルートといった、全社的な視点で見れば微細な事項を書き並べた資料に過ぎないと思われるかもしれません。しかし、塵も積もれば山となるといわれるように、訪問回数を重ねたお客様の情報は確実に増えていくので、やがては類似企業を束ねた顧客セグメント単位での情報分析まで可能になるのです。例えば、新規ターゲットのA企業はBセグメントに分類される企業なので、成約可能性の高いXの方法で攻めてみようといった営業計画の策定に大きく貢献します。ある日の営業日報を1枚だけピックアップしてみても全社的には無意味ですが、日報のデータ蓄積という側面を活かすことで、将来の営業方針を形作る材料にもなりえるのです。

また、営業とひと口にいっても仕事内容はさまざまです。単一商品を小売りする企業もあれば、お客様に複数のサービスを提供する企業もあります。後者を例にとると、サービス事業の営業部隊がバラバラで、かつサービスの対象となるお客様が被る場合、それぞれの営業部隊が情報共有せずに営業攻勢をかけても効果は薄いことは明らかです。しかし営業日報によって、ターゲットとなるお客様の情報が蓄積され、社内データベースにて集約・分析することで、各部隊の営業マンに情報共有ができ、営業効果を最大限に引き出せるでしょう。

こんな営業日報はムダ!

営業日報に限った話ではありませんが、書いた本人しか読まない文章ほど書いていて虚しいものはありません。上述のとおり、営業日報を営業マンの肥やしにするためには、上司からのフィードバックが必要不可欠です。企業によっては1週間分まとめて書くことを許しているようですが、人間の記憶は曖昧なものですから、1週間前の訪問内容を詳細に思い出すのは困難といえます。曖昧な記憶に基づくあやふやな内容の日報など無意味ですし、こうした企業ではおそらく上司は日報を読まないでしょう。それではムダな作業なので廃止を検討すべきです。

また、お客様ごとの「訪問目的」を記入しない営業日報もムダです。訪問するからには、必ず訪問目的や達成したい目標(売り込む商品の成約など)があるはずですから、事前に設定する訪問目的と訪問結果を最低限記入させるべきです。上司が日報を読むときに注目するのは、個人ないし部署レベルの営業目標に対する進捗です。日報を通じて進捗が思わしくないことがわかれば、上司は具体的なアドバイスを施すことができます。

営業日報に書かれるべき項目-理想的な営業サイクルとは

では、営業日報を活用した営業マンの理想的な一日の営業サイクルをご紹介しましょう。まず、お客様訪問前に「訪問目的・目標」を日報に記入します。訪問目的がはっきりしないままでは、せっかくのお客様との商談も落としどころのない不明瞭なものに終わってしまいます。貴重な商談時間を最大限有効に使うために、下準備は必ず。目的や目標を達成できない日もあると思いますが、あらかじめその日のゴールを決めておけば、不完全燃焼に終わった原因を終業時に振り返ることができます。訪問前から商談の成否は決まっているのです。

次に、実際の訪問中に営業日報を記入します。訪問経路や時間のほか、お客様の重要な反応などを記入しておけば、帰社後の日報作成が大変楽になります。そのために、現場の営業マンが外出先でも記入しやすいフォーマットに整えておくことも大切です。ある程度選択肢型の項目を設けておき、印をつければよい記入が捗ります。また、かさばらないように日報用紙は1枚にすると良いでしょう。

帰社後は「訪問成果・今後に向けた課題」を記入し、その日のうちに上司に提出します。上司は部下の悩み・疑問点を行間から読み取り、遅くとも翌朝までにスピーディーにフィードバックするよう心がけましょう。できれば毎日部下と個別のデイリーミーティングを短時間でよいので設け、直接コミュニケーションをとって新鮮な情報を参考に打ち合わせができればベターです。情報は細かいほどよいですが、訪問活動は毎日のことなので、あくまでも上司と部下が対話できるレベルの情報量で十分だと思います。あまり細かく記入項目を設けると、かえって営業マンの負担になるため注意が必要です。

部下の営業マンは上司の適切なアドバイスを受け、次の訪問に活かしていきます。失敗から学ぶ人間は成長します。何事にも試行錯誤の期間は必要ですが、営業日報は営業マンのこういったPDCAを支援するツールだといえるでしょう。

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営業革新のための営業マネジャーの5つの基本.png営業革新のための営業マネジャーの5つの基本
企業を取り巻く経営環境は非常に厳しい状況下において、多くの営業部門は、従来の営業からの革新を求められています。ズバリ、営業革新を成功させるポイントは、戦略とオペレーションを連動させ、実践し、実践を通じて学習し、学習を通じて戦略やオペレーションを深化・進化させることです。

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